Yöneticiler İçin Zaman Yönetimi İpuçları Nelerdir?

İnsanlar çoğu zaman zaman yönetimi konusunda sıkıntı çekmektedirler. Bir şirkette yönetici pozisyonundaysanız ya da kendi şirketinizde liderlik yapıyorsanız zaman yönetimi konusunda bilgi ve deneyim sahibi olmalısınız zira bu konuda sadece kendinize değil, diğerlerine de yardım etmelisiniz. 

Bir lider olarak zamanınızı yönetmek için organizasyon becerilerinizi geliştirmeniz gereklidir. Organizasyondaki herkes arasında, bir yöneticinin, ekipteki sorunlarla uğraşan kişi olarak gün boyunca değişen öncelikler ve beklenmedik taleplerle karşılaşması büyük olasılıkla işlerin birikmesi anlamına gelebilir. Zamanlarını korumak, yatırım yapmak, planlamak söz konusu olduğunda liderler kararlar vermelidir. Ancak bu bazen zor olabilir ve bir işyeri lideri olarak başarının anahtarı iş arkadaşlarınızla erken iletişim kurmaktır.

 Bir takım zaman yönetimi önlem ve stratejilerini iletmeyi ve sürdürmeyi öğrendikten sonra, genel olarak zaman baskısından ve işyeri stresinden kurtulacaksınız. Bu ipuçlarına bakacak olursak:

• Takvim temizliği yapın

Davetleri reddetmek genellikle zordur. Bir davete “hayır” ya da “şimdi değil” derseniz önemli bir durumu ihlal ediyormuşsunuz gibi gelebilir. Ancak, dikkatlice incelediğinizde ve önceki haftalarda katıldığınız tüm toplantıları değerlendirdiğinizde, katıldığınız birçok toplantının anlamsız olduğunu fark edebilirsiniz. Öyleyse, çağrıldığınız bir toplantıya gitmeden önce gündemini sorma alışkanlığı kazanmanız sizi gereksiz zaman kullanımından kurtaracaktır.

• Planlayın

Neyin yapılması gerektiğini anlamak ve bunu nasıl başaracağınızı planlamak için harcanan zaman size büyük bir yatırım getirisi sağlayacaktır. Bir yönetici olarak gününü planlamak gereksiz zaman kaybını engelleyecektir. Her iş haftasının başında her şeyi planlamak ve plana bağlı kalmak önemlidir. Sonuç olarak bu durum, daha fazla disiplinle zamanınızı verimli kullanmanızı sağlar. Programlama önemlidir çünkü her hafta boşa harcanan zamanı azaltır. Ayrıca, her şeyi planlamak, bir görevi tamamlamak için gereken süre konusunda size bir temel sağlayacak bir kıyaslama oluşturmanıza olanak tanır. 

• Net Hedefler Belirleyin

Zaman yönetimiyle ilgili sıkıntıların çoğu, netlik açısından yetersiz kalan hedeflerin belirlenmesine dayanır. Kurumsal liderlik yapıyorsanız çalışanlarınızı motive etmek için net hedefler belirlemek oldukça önemlidir. Yöneticiler için ideal olan, belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir ve ilgili hedefler belirlemektir. 

• İletişim

Etkili iletişim zaman yönetimi açısından önemlidir. Yöneticilik o kadar yoğun bir şekilde iletişime dayanır ki, ekibinizle etkili bir şekilde iletişim kurmak için zaman ayırdığınızı kesinlikle düzenli olarak kontrol etmelisiniz.

• Sınırları belirleyin

Bir yöneticinin işyeri çevresinde sınırlar koyması kritik bir öneme sahiptir. Bu sınırlar aynı zamanda değerlerinizi ve ilkelerinizi net bir şekilde anladığınız ve ifade ettiğinizi gösterir. Bu nedenle, müşterilerinize, patronunuza ve çalışanlarınıza sınırlarınızı net bir şekilde ifade etmeye özen gösterin. Gücünü korumak için sınırınızı güçlendirin.

• Organize olun

İşyerinde başarı, organize bir takvimden kaynaklanır. Her çalışma haftasına başlamak genellikle bunaltıcıdır ve göz korkutucu olabilir. Bir lider olarak, ana hedefiniz genellikle kendinizi kanıtlamak ve tüm kaosun zirvesinde kalarak yüksek kaliteli işler üretme yeteneğinizi yayınlamaktır. İşyerinde geçirdiğiniz zamanı etkili bir şekilde yönetmek istiyorsanız, en başından itibaren her şeyin üstünde kalmanız gerekir. 

• Yetkilendirmeyi kucaklayın

Etkili yetkilendirme, personelinizin bağımsız ve kendinden emin bir şekilde çalışmasını sağlar. Sıklıkla sorumluluk verilmeyen personele daha çok ihtiyaç duyulacak ve daha fazla zamana ihtiyaç duyulacaktır.

• Önceliklerinizi belirleyin

İşyeri liderlerinin en yaygın mücadelelerinden biri, öncelik vermeyi öğrenmektir. Yapacak daha çok işiniz ve yapmak için daha az zamanınız olduğunda, öncelik vermeniz gereken işleri belirlemek zor olabilir. Ancak, öncelik vermede ustalaşmak, bir işyeri lideri olarak hayatınızı değiştirebilir. İlk olarak, bir ana listede gerçekleştirmeniz gereken tüm görevleri yazın. Ardından, listeyi aylık, haftalık ve günlük hedeflere ayırabilirsiniz. 

• “Eğer-ise” kuralları oluşturun

Bir lider olarak, gününüzün sık sık kesintilere uğraması olasıdır. Öngörülemeyen sorunlarla karşılaşabilirsiniz veya programınızda acil son dakika görevleri oluşabilir. Bu nedenle, bu tür senaryolarda gerçekleştirmeniz gereken eylemleri otomatikleştiren “eğer-ise” kuralları belirlemek yani diğer bir deyişle B planı oluşturmak önemlidir. Bu kurallar zamandan tasarruf etmenize yardımcı olacak ve bu gibi durumlarda çalışanlarınızın sizden bağımsız olarak çalışmasına olanak sağlayacaktır. Bu nedenle, tüm programınıza yeniden öncelik vermek yerine ekibinizden bir çözüm üzerinde çalışmasını isteyebilirsiniz.