Etkili bir çalışan geri bildirimi (feedback) vermek bir iş yerinde etkili iletişim kurabilmenin en önemli unsurlarından biridir. Olumlu geri bildirim vermek olumsuz geri bildirim vermeye göre çok daha kolaydır zira üzerinde düşünülmeden, düzgün bir biçimde yapılmayan olumsuz geri bildirim, çalışanların iş performansını olumsuz yönde etkileyebilir. Bir yönetici, özellikle bir ekip yönetiyorsa, olumsuz geri bildiriminin işe yarar olması için çalışanı doğru şekilde bilgilendirip aynı zamanda çalışanın da geribildirimden negatif anlamda etkilenmemesini sağlamalıdır.

Bu nedenle olumsuz geri bildirimde bulunurken dikkat etmemiz gereken bazı noktalara dikkat çekmek gerekirse;

• Dürüst olun

Dürüst olup sorunun ne olduğunu içten, açık ve net bir biçimde ifade etmeniz sizin ve çalışanınızın işe yarar bir sonuca varmanız açısından önem taşır.  

 Bir çalışanın performansıyla ilgili sıkıntıları görerek bildirmesi yöneticinin alması gereken bir sorumluluktur.

• Geri bildirim önden yazılı olarak verilmeli

 Olumsuz geri bildirimde bulunacaksanız bunu öncelikle yazılı olarak sunmak konu hakkında daha net açıklamalar yapmanıza ve dolayısıyla da sorunun daha iyi anlaşılmasını sağlar. Önden bir email göndererek çalışanınızı görmek istediğinizi söyleyebilir ya da online görüşme araçlarından birini kullanabilirsiniz.

• İyileştirici olmalıdır

Olumsuz geri bildirimin sosyal statüyle, çalışanın kendisiyle alakalı değil, sadece yapılan işle ilgili olduğunun açık bir biçimde ifade edilmesi gerekir.

Kişinin yaptığı yanlışların diğer çalışanları ve çalışma ortamını nasıl etkilediği yönünde net açıklamalar yapılmalıdır.

• Geribildirimi zamanında verin

Çoğu yönetici için çalışanıyla böyle bir etkileşim içine girmek rahatsız edici gelebilir ve dolayısıyla bunu ertelemeyi tercih edebilirler. Ancak şunu unutmamak gerekir ki olumsuz geri bildirim olayın olduğu anda ya da ona yakın bir zamanda yapılırsa geri bildirim yapılan kişi de o durumu sıcağı sıcağına düzeltmek için çaba gösterecektir. Olayın üzerinden haftalar geçtikten sonra yapılan geri bildirimin etkisi haliyle daha az etkili olacaktır.

• Anlaşılmaya önem verin

Sorununuzu tek taraflı paylaşıp, çalışanınız tarafından gerçekten anlaşılıp anlaşılmadığına dikkat etmemek samimi bir davranış değildir. Bunları anlamak karşı tarafın sorumluluğunda gibi düşünmeyin. Geri bildiriminizin çalışanınız tarafından en doğru şekilde anlaşıldığından emin olun.