Bir şirket, organizasyon ya da sadece bir amaç için bir araya gelmiş bir ekip olarak verimli bir toplantı yapmak sorunları tartışmanın, çözüm üretmenin ve dolayısıyla ilerleyebilmenin olmazsa olmaz bir koşuludur. Ancak ne yazık ki her toplantı etkili değildir ve sadece toplantıda yapılanlara bakıldığında zaman ve enerji kaybı olduğu fark edilebilir. Başta toplantıyı yönlendirecek olan liderin toplantıya nasıl hazırlandığı ve nasıl iletişim kurduğu ve başka faktörler yapılacak olan toplantının kalitesini belirleyecektir. O zaman toplantı hedeflerine ulaşabilmek adına dikkat edilmesi gereken ana unsurları inceleyelim;

• Toplantının amacını netleştirin

Gerçekleştirilecek toplantıya başlamadan önce katılacak olan kişilere davetiye gönderirken toplantıyla ilgili net bir amaç yazılmalıdır. Tam olarak neden bir araya gelineceği ifade edilmeli, konuşulacak konuyla ilgili genel ve belirsiz ifadelerden kaçınılmalıdır. Yine toplantının başında da önceden belirlenmiş olan bu net amaç tekrar hatırlatılıp amacın ve hedefin farklı konu ve hedeflerle karışıp dağılmaması sağlanmalıdır.

• Toplantı gündemiyle beraber yorumlarınızı da hazırlayın

Toplantı öğelerinin ne olduğunu açıklayan, toplantının yeri, başlangıç ve bitiş zamanını içeren bir gündemi e-posta yoluyla ya da masalarına bırakarak ilgili kişilere gönderilmesi gündem maddeleri önlerine konulmuş olan insanların toplantıda rahat etmelerini sağlayacaktır. Ancak sadece gündem maddeleri değil gündem maddelerindeki konular konuşulmaya başlandıkça, toplantı liderinin maddelerle ilgili yapacağı bazı kısa ama değerli yorumlar kilit noktaları daha da iyi ifade etmeye yarayacaktır. Bu yorumlara hazırlanmak için toplantı öncesi “Toplantıda hangi soruların tartışılması ve üzerine düşünülmesini istiyorum?” ya da “Bu maddede hangi fikri gündeme getirebilirim?” gibi sorular üzerine düşünülmesi faydalı olacaktır.

• Bir moderatör görevlendirmeyi düşünün

 Toplantıyı planlayan kişi bir lider ya da yönetici olsa bile toplantıları nasıl yöneteceğini bilen deneyimli bir moderatör liderliğinde toplantıyı sürdürmek toplantının doğru bir akışta ve verimli olarak devamlılığını sağlayacaktır.

• Konu dağılmalarını engelleyin ve gereksiz ayrıntı vermeyin

Toplantılarda konunun amacından sapması ve alakasız bir yöne doğru ilerlemesi sıkça yaşanan bir durumdur ancak bu sadece zamanın boşuna harcanması ve dikkat dağınıklığı yaşanmasına yol açar. Konuyla ilgisiz ya da dolaylı olarak ilgili olan düşüncelerden kısaca bahsedip sonra ana odağa dönmek gerekir. Yine konuşmacı katılımcıların konuyu daha da iyi anlamaları gerektiğini düşünüp gereksiz ayrıntılara girmemelidir, bu sadece ekstra zihinsel yorgunluğa neden olacaktır.

• Toplantı sıklığını azaltın

Her sorunu halletmek için toplanmak sanıldığı kadar verimli olmayabilir. Buna alternatif çözümler de bulunabilir; sadece konuyu ilgilendiren kişi ya da kişilerle görüşmek, sadece açıklayıcı bir e-posta göndermek gereksiz toplantılar düzenlenmesini engelleyebilir.

• Toplantı kararlarını değerlendirin

Toplantının bitimine yakın bir zamanda toplantıyı yöneten kişi akıllarda soru işareti kalıp kalmadığına, şüphelerin giderilip giderilmediğine emin olmalıdır zira toplantıda görüşülen konuların özümsenmesi toplantının etkililiği ve verimliliği açısından önemlidir.

• Katılımcılara toplantı sonrası özeti gönderin

Bir Çin atasözü şöyle der: “En silik mürekkep, en güçlü hafızadan daha güçlüdür.” Toplantı verimli geçmiş olsa bile insanlar toplantıda konuşulanlardan önemli bölümleri dahi unutmaya meyilli olacaklardır. Toplantıda konuşulan önemli bölümleri kısa bir not halinde e-posta yoluyla katılımcılara göndermek ya da masalarına bırakmak, sonunda da katılımları için teşekkür etmek toplantının etkililiğini artırmış olur.

• Bir geribildirim sayfası gönderin

Her zaman toplantı yapmaya devam edileceğine ve her insanın da toplantıya katılma faaliyetini sevmediğine göre, toplantıya katılanları memnun etmek için katılmış oldukları toplantıyı değerlendirmeleri ve bir geri bildirimde bulunmaları için sayfa hazırlayıp fikirlerini öğrenmek fayda sağlayabilir. Bir sonraki toplantıda katılımcıların isteklerinin, rahatsızlıklarının neler olduğunu bilerek daha donanımlı olarak düzenlenen bir toplantı daha da verimli geçecektir.