Kanaatimce, bir şirketin başına gelen en büyük illet toplantı yapmaktır. Bu nedenle ben sohbetlerimde tüm yöneticilere şunu tavsiye ederim;

“Toplantı yapmayın, görüşme yapın!”

İkisinin arasındaki bariz fark şudur:

“Görüşme” çoğu zaman “iki kişi” arasında yapılır. Bazen ayakta, bazen biri diğerinin masasına giderek, bazen telefonda ama çoğunlukla “kısa sürede” yapılır. Bir soru sorarsınız, bir cevap alırsınız, döner işinize bakarsınız. 

Toplantı ise çoğunlukla konuyu çözecek olan o iki kişi dışında -gerekli ve gereksiz- başkalarının da katılımıyla beş, yedi, belki daha da fazla kişi ile geçekleşir. Süresi ve saati  belirlenmiş olsa bile, çoğu kez zamanında başlamaz (ve hep birinin ya da birilerinin haklı bir nedeni vardır) ve zamanında bitmez.

Şirket yönetmelikleri ve bir sürü kitap vs. ayrıca internette sayısız dokümanda toplantılarda nasıl verimlilik yaratılacağı yıllardır anlatılır durur:

“Zamanında başlasın, bitsin… Birisi notları tutsun… Karar alınsın ve sonunda katılımcılara yayımlansın… Mutlaka gündemi olsun vs.”

Deneyimlerim sonucunda, bütün bu yönergeler ve buna benzer uygulama esaslarının işe yaradığını pek görmedim. Ama şunu gördüm: Mesela toplantıların süresine odaklanmış bir şirkette , tam konunun en can alıcı noktasında şirketin yöneticisi odadaki dev saate bakıp “Son sekiz dakikamız, isterseniz toparlayalım” dediği zaman belki de ekstra bir on dakika ile o şirkete binlerce dolar kazandıracak önerinizi anlatamamış olursunuz. Dostlar alışverişte görsün! Planlanan saatte  toplantınız bitmiştir.

Toplantı meselesine fena halde takıntılı olduğumu peşinen kabul ederek devam edeyim;

Örneğin katılımcılar… Odada çoğu kez epey bir sayıda -ben onlara “gizli işsiz” diyorum- “gereksiz” insan vardır. Çoğu “Çağırdılar, geldik” modundadır. Toplantı boyunca bilgisayarlarından, tabletlerinden, telefonlarından hararetli bir şekilde bir şeyler yaptıklarını görürsünüz. Tabii tabii, mutlaka toplantı konusuyla ilgili bir şeyler…

Bunlardan birine ani bir soru sorulduğunda, cevap hazırdır:

“Özür dilerim, takip edemedim. Not alıyordum.” 

Bu not alma konusu da çok ilgimi çekmiştir her zaman… Belki de ben not almayı sevmeyen bir insan olduğum için toplantılarda sayfalarca not alan insanlarla ilgili (görevi sadece not almak, yani sekretarya işini üstlenmiş olanlara lafım yok tabii) şunları hep merak ederim: Bu kişi sürekli yazarak aynı zamanda orada konuşulanları nasıl takip edebiliyor? Ve bir de aldığı notlardan daha sonra ne kadar yararlanıyor? Sayfalarca not alıp, her yıl onlarca defter dolduranların, hangi sıklıkta bu notlara dönüp baktığını hiç anlamış değilim. Dediğim gibi, not almayı hiç sevmeyen, sadece odadakilere saygısızlık olmasın diye çoğu kez yalandan bir şeyler karalayan biri olarak haksızlık etmek de istemem kimseye…

Bir sonraki yazımda bu konuya devam edeceğim, sırada ‘’Working Lunch’’ var!

Murat Erkmen